FGE: Organización archivística hace más eficiente el trabajo de procuración de justicia

Este modelo incrementa la modernización del trabajo en la institución, atendiendo los principios de la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Tabasco. 

Manuel Alejandro Escamilla, titular de la Unidad Coordinadora de Archivo explicó que, tradicionalmente todo el personal ejercía la organización de expedientes de forma “empírica”, lo que dificultaba una gestión exitosa de la labor de todos los operadores.

Con la participación en el Centro de Procuración de Cunduacán se hizo una mejora en la Organización del Archivo de Trámite, en base a las siguientes consideraciones: Clasificación, ordenación y descripción. Todo esto, de acuerdo a los planes, programas y lineamientos internos de esta FGE.

La primera consiste en identificar los expedientes y darles orden en base a las secciones y series documentales establecidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística.

En esta etapa se aplicó el principio de procedencia, que indica que se debe conservar el origen de cada fondo documental y respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de las actividades institucionales.

En segundo término, se ordenaron los expedientes de manera cronológica, por fecha de producción; y, finalmente, se elaboró el inventario general. Siendo éste un instrumento de consulta donde se registraron todos los expedientes de manera ordenada y detallada, con el objetivo de facilitar la localización y acceso a la información, además de que genera un control antes inexistente.

Tras concluir con dicho procedimiento, el personal constató que la búsqueda e identificación de las carpetas de investigación se realizó en un promedio de no más de 30 segundos, cuando anteriormente se llevaba de uno hasta 15 días, en los casos más extremos.

“Esa ubicación topográfica permitirá al Fiscal del Ministerio Público localizar los expedientes de manera eficiente, tan solo con el número de expediente y el de ubicación”, explicó Manuel Alejandro Escamilla, al detallar todo el trabajo que se ha venido realizando para dar ordenamiento al gran número de carpetas, oficios y expedientes con que cuenta la FGE.

La metodología archivística se aplicará en todos los Centros de Procuración de Justicia del estado de forma gradual, para lograr procesos y procedimientos homogéneos.